diface.Dokument
Opis programu
System diface.Dokument jest rozwiązaniem z dziedziny EDI (Electronic Data Interchange) wspomagającym politykę elektronicznego obiegu informacji i dokumentów zarówno w przedsiębiorstwach jak i instytucjach państwowych.
System umożliwia na znacznie szybszy i bardziej efektywny dostęp do uporządkowanych informacji. Zapewnia wgląd do wszystkich spraw prowadzonych przez użytkownika oraz spraw jego podwładnych. Przy pomocy wbudowanych narzędzi można kontrolować i oceniać ich pracę. Elektroniczny obieg dokumentów w znacznym stopniu ogranicza koszty związane ze zużyciem papieru i materiałów eksploatacyjnych, drukarek oraz koszty serwisu sprzętu.
Dla kogo?
System przeznaczony jest dla przedsiębiorstw i instytucji administracji państwowej.
Moduły systemu
- Nowe sprawy
- jest to podstawowy moduł systemu diface.Dokument. Dzięki niemu do głównej bazy danych są wprowadzane dokumenty wraz z parametrami dotyczącymi między innymi nadawcy dokumentu, terminu wpłynięcia oraz jego realizacji.
- Sprawy oczekujące
- moduł zawiera sprawy, które zostały dodane do bazy danych ale nie zostały jeszcze przesłane do pracowników. W momencie dekretacji pismo trafia do działu przegląd zadań.
- Zadania
- moduł związany jest z obsługą zadań. Do działu tego trafiają dokumentu, które zostały wcześniej dekretowane. Pracownicy zajmujący się danymi sprawami mogą je odsyłać do osób od których pismo nadeszło, przesyłać dalej oraz mogą je zakończyć. Następnie trafiają one do działu przegląd zadań osób, które wcześniej pismo przesyłały.
- Sprawy
- umożliwia na przegląd spraw, które zostały wprowadzone do systemu. W zależności od uprawnień pracownik może widzieć wszystkie dokumenty, jak również tylko ich część, na przykład wprowadzoną przez niego samego. Z pozycji tego działu do momentu pierwszej dekretacji lub upłynięcia wymaganego terminu dekretacji, pisma mogą być edytowane oraz usuwane.
- Kontrola i statystyka
- zawiera katalog raportów prezentujących dane statystyczne związane z pracą jednostki. Statystyki są przedstawiane w ujęciu zbiorczym, dają również możliwość wyszczególniania poszczególnych stanowisk. Dzięki temu można łatwo generować dane o terminowości załatwiania spraw oraz o efektywności pracy poszczególnych osób.
- Administracja
- moduł służy do konfigurowania systemu. Pozwala tworzyć wzory automatycznego numerowania dokumentów i dostosować parametry systemu obiegu dokumentów do indywidualnych potrzeb urzędu lub firmy. W tymże module zawarto także konfigurator uprawnień. Osobne narzędzia służą do konfigurowania i archiwizowania bazy danych oraz tworzenia połączeń z zewnętrznymi aplikacjami.
Zalety programu
- Elektroniczne rejestrowanie dokumentów przychodzących.
- Automatyczne wprowadzanie cyfrowej wersji dokumentów do bazy danych oraz ich katalogowanie.
- Efektywne zarządzanie (sterowanie) obiegiem informacji i dokumentów w strukturze całej organizacji poprzez właściwe dysponowanie czasem pracowników oraz przydzielanie im poszczególnych zadań i procesów.
- Monitoring przepływu informacji między komórkami organizacji.
- Definiowanie praw dostępu do poszczególnych spraw oraz dokumentów, dzięki temu danymi sprawami zajmują się najbardziej kompetentne osoby.
- Szybki dostęp do potrzebnych informacji dzięki możliwości automatycznego wyszukiwania dokumentów według zdefiniowanych parametrów.
- Umożliwienie pracy na dokumencie wielu pracownikom.
- Nieograniczone możliwości dodawania użytkowników do systemu.
Więcej informacji
Jeżeli poszukują Państwo więcej informacji na powyższy temat, prosimy o kontakt z konsultantem Diface
